Credit managementul – sau cum să-ți protejezi firma – partea II

‘’Un intelectual rezolvă problemele. Un geniu le evită.’’ – Albert Einstein.

3. RECUPERĂRI CREANȚE ȘI BLOCAREA CLIENȚILOR

Am ajuns în etapa a 3-a din cadrul managementului de credite. Citește aici prima parte a articolului.

Bun, până aici toate sunt frumoase, clientul a fost verificat, a fost solvabil, ați dat credit, ați livrat și facturat.

Pentru acestă etapă trebuie desemnată o persoană să urmărească scadențele. O dată pe săptămână să scoată din contabilitate un fișier cu toate facturile scadente și să înceapă recuperarea amiabilă.

Este indicat să fie numită o singură persoană responsabilă cu aceste atribuții, altfel nu va reacționa prea bine clientul dacă va fi sunat de 2-3 persoane din cadrul firmei dumneavoastră, ca să-i ceară același lucru. Recomand ca agenții de vânzări să colaboraze și să ajute dar neapărat trebuie comunicat cu persoana care face recuperările, ca în cazul în care unul din ei a trimis un e-mail să nu mai intervină și a două persoană, să se suprapună.

Recuperările amiabile înseamnă doar să amintești într-un mod diplomat că facturile au ajuns la scadență și să soliciți plata facturilor scadente. Această procedură presupune negocieri prin: telefon, fax, e-mail, transmitere de înștiințări de plată și scadențare. În tot acest proces, clienții trebuie tratați în mod diferențiat în funcție de suma de achitat și gravitatea întârzierilor.

Eu exportam din programul de contabilitate soldurile totale într-un fișier excel și puneam în ordinea descrescătoare sumele scadente. Primul criteriu pentru mine erau valorile, apoi zilele de întârziere. Prefer lucrurile simple, mi se par mai eficiente, alții lucrează pe facturi, exportă situația clientului detaliat, dar pentru asta trebuie să ai multă răbdare să urmăreșți achitarea fiecărei facturi. Pe mine mă interesa să achite tot ce are scadent și bineînțeles mă ocupam de sumele mai mari prima dată.

Exemplu de scadențar folosit de mine:

Nr crt	Client	Scadent LEI	Nescadent LEI
1	IOP SRL	896.000,00	7.000.000,00
2	XYZ SRL	500.000,00	146.500,00
3	ABC SRL	150.000,00	25.000,00
4	ERT SRL	13.789,00	56.790,00
	TOTAL	1.559.789,00	7.228.290,00

Modalitățile de recuperare amiabilă:

a) Între 0-30 de zile întârziere: sunați clientul sau trimiteți e-mailuri.

În această perioadă este foarte important să contactați clientul să aflați de ce nu plătește pentru că pot fi mai multe motive:

• poate are o reclamație blocată la departamentul de calitate sau comercial și se pierde timp prețios;
• poate nu concordă soldurile și de aceea e bine să trimiți scadențare;
• pot fi greșeli în contabilitatea ta: să nu fi înregistrat o încasare sau să fie greșită o factură, sau factura nu a ajuns la client;
• pot fi greșeli și în evidența clientului sau contabilitatea a omis să facă plata cu toate că a fost aprobată ( asta era scuză preferată a unora: să dea vina pe contabile 🙂 ).
• clientul are probleme financiare.

Citește aici mai multe motive pentru care nu-și plătesc firmele datoriile.

Dacă nu intenționează să plătească sau vrea să tragă de timp, nu va răspunde la e-mailuri, înștiințări sau telefoane. Oricât ar fi de ocupat până la urmă tot ar găsi timp să vorbească dacă ar voi, dar dacă nici nu va suna înapoi după ce a văzut apelul pierdut și va evita după câteva zile în care ați mai încercat din nou, e clar. Măcar ați aflat ce fel de client este și treceți la pasul următor care înseamnă să-l avertizați în scris și o vizită la sediul său ar fi oportună.

Cu cât contactezi mai repede clientul și îți faci o idee ce se întâmplă, cu atât scutești timp, poate nici nu intenționează să plătească și tu ai fi așteptat 30-60 de zile fără să faci nimic.

b) între 30-60 de zile întârziere: se transmit înștiințări de plată, se fac vizite la sediul clientului, agentul de vânzări ar putea să-i facă o vizită, nu neapărat cei care se ocupă de recuperări creanțe.

Când este vorba de sume mari este indicat ca un manager să meargă împreună cu agentul de vânzări.

Se recomandă negocierea unor cecuri, bilete la ordin, acorduri de plată, sau garanții, orice ați putea obține pentru stingerea creanței. Dacă vă spune că nu are bani pe moment, obligatoriu trebuie să negociați un termen de plată. Se pune întrebarea: nu ai acum dar când? Fiți deschis către reeșalonarea plăților.

Blocarea livrărilor/vânzărilor se impune odată ce a depășit 30 de zile de întârziere, ca regulă generală. Și toleranța are limitele ei. În luarea acestor decizii depinde foarte mult colaborarea pe care ați avut-o cu el în trecut.

Dacă un client are întârzieri de peste 30 de zile și totuși el mai solicită mărfuri nu îi mai livrați nimic până nu achită sau îi cereți o plată parțială. E un compromis. De asemenea este foarte importantă valoarea livrării respective: una este să nu-ți achite 5.000 lei și alta 50.000 lei nu ?!!!

Dacă este un client nou și deja vă cere concesii trebuie să aveți un mare semn de întrebare asupra seriozității sale.

Dacă e un client mai vechi, atunci mai cântăriți și evident întrebați când are de gând să achite. Dacă s-a mai întâmplat să întârzie, posibil să-și fi creat un obicei.

Puteți livra marfă fără bani, adică să îl amânați cu plata dacă până acum ați avut o colaborare bună și este o întâmplare, poate și clientul are o problemă temporară, nu are sens să stricați relațiile pentru o singură livrare.

Într-o oarecare măsură trebuie să fiți înțelegători cu clienții, toleranți, diplomați, nu este indicat să va certați cu colaboratorii sau să blocați livrările după 2 zile de la scadență deoarece riscați să îndepărtați clienții. Pe piață sunt mai mulți furnizori, așa că nu sunteți singurul de la care poate cumpăra și se va îndrepta către un furnizor care i-a vorbit mai frumos și i-a permis o întârziere de câteva zile.

c) între 60-90 de zile întârziere: din acest moment începeți recuperările legale. Trimiteți notificări de plată și acordați un termen pentru a achita. În acest stadiu pregătiți dosarul pentru instanță cu copii după: contract, facturi, avize de livrare a mărfii, corespondență, înștiințări, notificări și contactați un avocat.

Este foarte important în toată această procedură să trimiteți în scris solicitările dumneavoastră pentru că o să vă ajute în instanță: e-mail-uri, înștiințări și notificări. Având acestea o să să dovediți că ați încercat recuperarea amiabilă, iar clientul este de rea-credință și nu dorește să achite. Notificările sunt obligatorii înainte de proces.

De asemenea este important să faceți contracte de vânzare deoarece vă ajută în recuperarea legală, în proceduri urgente.

Dacă vreți să câștigați procesele, înainte de a vinde, semnați un contract de vânzare, asigurați-vă că aveți facturile semnate și ulterior dacă nu achită trimiteți înștiințări și notificări ca să fiți acoperiți dpdv legal.

De asemenea sunt utile garanțiile, în funcție de valoarea tranzacției puteți cere clientului: fidejusiuni, scrisori de garanție, acreditiv bancar dar cele mai uzitate sunt cecurile și biletele la ordin. Vedeți dacă puteți obține chiar bilete la ordin avalizate pentru că în cazul în care biletul a a fost refuzat la plată puteți executa avalistul.

Puteți solicita clienților cecuri și bilete la ordin ca și intrumente de plată și în cazul neîncasării le puteți executa cu mai mare ușurință și nu mai sunteți nevoit să pierdeți timp și bani cu procesele.

De asemenea puteți solicita cecuri și bilete la ordin în alb, ca și garanție și în cazul neachitării, le completați dumneavoastră și ulterior le puteți executa. Pentru aceste intrumente obligatoriu semnați un proces verbal de predare-primire unde precizați că aveți acest drept de a-l completa și depune în bancă.

Termenele pe care vi le-am scris la întârzierile la plată depind de gradul de toleranță al fiecărei firme, poate alții nu doresc să aștepte 30 de zile și trimit notificare de plată pentru că vor să înceapă procesul, este decizia fiecărei firme.

Eu v-am prezentat planul după care am lucrat eu mulți ani și am avut rezultate foarte bune. Adevărul este că mai depinde și cu ce sume lucrezi. Este de așteptat să întârzie la plată cineva care are facturi de 500.000-1.000.000 lei și trebuie să negociezi cu el. Dar un client care are 10.000 lei de achitat, nu prea are justificare să treacă de 30 de zile de la scadență.

Toate aceste reguli trebuie pliate pe client și colaborarea avută cu el. Când iei astfel de decizii trebuie să ții cont de toți factorii.

Va doresc mult succes și credeți-mă chiar dacă inițial vi se pare greu, după ce va organizați lucurile merg de la sine, odată ce sistemul este creat. După un timp și clienții se vor obișnui cu procedurile dumneavoastră și vor reduce întârzierile cu care erau obișnuiți.

Un articol scris de Cristina Popa – consultant juridic.